第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范校园建设处的档案管理工作，适应学校档案管理改革与发展的需要，根据《哈尔滨市城市建设档案管理办法》《东北林业大学档案管理办法》《东北林业大学基本建设类档案管理细则》，结合校园建设处实际情况，制定本办法。
第二条 校园建设处档案是指在日常工作过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件资料等，主要包括日常行政管理档案、基建工程档案、修缮工程（含小修项目）、校园美化绿化档案四部分。
第三条 综合科是校园建设处档案管理的责任部门，配备兼职档案员一名。其他科室要建立健全档案管理流程，积极配合参与档案收集与整理工作。
第四条 各类档案要根据不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理存放，便于查阅和保管。
第二章 归档范围
第五条 日常行政管理档案
包括学校党委及上级机关印发转发的各类文件；校园建设处在工作过程中形成的文件、管理制度、办法、实施细则、决定、请示、报告、通知、简报、会议纪要、工作计划、工作总结及党支部建设的有关文件等。
第六条 基建工程、修缮工程档案
1．项目立项申请、审批材料。项目前期报批中形成的基建计划、施工许可证等文件。
2．项目设计文件材料。
3．施工技术文件材料。施工过程中形成的施工图、各种管线布置图及原材料监理信息表等文件。
4．竣工验收文件材料。项目完成后形成的各类竣工文件。
5．工程预决算及审批材料。
6．监理文件等。
第七条 校园美化绿化档案
包括校园绿化养护服务质量档案、绿化零星维修档案。
第三章 档案的日常管理
第八条 档案的立卷
1. 日常行政管理档案由综合科按文件类型进行分类整理，以件为单位进行立卷。
2.基建、修缮工程档案的立卷工作，应与项目立项申请同步进行，规划计划科、经济科、修缮管理科、基建管理科、材料管理科、校园管理科根据项目不同阶段实施情况，共同完成卷内资料收集工作。
3.校园美化绿化档案按照分类整理进行立卷。
第九条 档案的整理
1.文件资料应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件（热敏传真纸文件等）应予复制。
2. 整理程序，按照分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
3.各科室应严格按照归档范围整理筛选，并按文件形成的先后顺序及时收集分类、编目造册。
4．归档的文件应为原始件，存复印件的需注明情况。
5．图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”。标题栏、竣工图章露在外面，图纸折叠大小以4#图尺寸（297*210毫米）为准，小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。
第十条 档案的归档
1．处内归档
（1）日常行政管理档案将在每年年底将全年汇总的文件资料进行分类装订后归档。
（2）基建工程项目前期经有关部门批准后取得的工程前期文件资料，其原件由综合科负责扫描后暂存。
（3）修缮工程（200万以下项目）由修缮管理科负责整理、编目、装订后归档。其他：小修项目、小额采购、设计招标、工程造价、材料设备采购等其他资料，由分管科室自行立卷存档。
（4）校园美化绿化档案由校园管理科自行立卷存档。
2．学校档案馆归档
基建工程应在项目竣工验收审计后两个月内（因特殊原因可适当延后）；修缮工程（200万元及以上、不足200万元但特别重要的项目）竣工验收合格，质保期满两年后（因特殊原因可适当延后），由项目分管科室向综合科移交工程图纸、内业等资料，再由综合科统一验收，按照学校档案馆要求做好归档前的整理、编目、装订、立卷等工作，经处领导审核后方可移交学校档案馆。
3．哈尔滨城市建设档案馆归档
综合科在基建工程项目竣工验收阶段，按照《建设工程文件归档规范》要求，负责将竣工项目资料报送至哈尔滨市城市建设档案馆，完成归档工作。
第十一条 需要查、借阅已向学校档案馆归档完成的文件资料时，须履行学校档案馆审批手续进行查、借阅。
第十二条 需查阅校园建设处处内档案资料，本校人员应办理查阅登记手续，校外人员需要查阅须凭本人证件经处领导批准并办理查阅登记手续。查阅档案一般只能在校园建设处办公室内进行。
校内人员如因特殊情况必须借出，应办理登记手续，明确归还时间，正本文件须经处领导批准方可借出，孤本文件、底图等只供复制，不外借。查阅基建、修缮工程档案需拍照、复制时，须经处领导同意。查、借阅人员要爱护基建档案，不得擅自拆卷、抽页、涂改、转借，如有损失，应追究其相关责任。档案员要及时将用毕退回的文件材料放归原卷宗内，并办理清退手续。
第十三条 综合科负责定期对处内所存档案的保管情况进行检查，消除安全隐患。
第十四条 为确保档案资料安全，资料室实施封闭制度，钥匙由综合科保管。
第十五条 校园建设处档案是学校建设和发展的重要资源，档案管理人员和相关工作人员必须遵守保密制度，履行保密手续，确保档案的安全。对于擅自向外转借、提供档案材料者，必须追查责任。对于涂改、泄密、毁损档案资料的，要依法依规追查责任。
第四章 附则
第十六条 本办法由校园建设处负责解释，自印发之日起施行。
